Оголошуємо конкурс на залучення надавача послуг з організації заходу для команди громадської організації «НОВА Енергія»
Громадська організація «Нова Енергія» (далі – ГО «НОВА Енергія», Організація), неприбуткова організація, організовує конкурс на залучення надавача послуг з організації заходу в рамках проекту «Нова енергія для сталого відновлення громад”, який впроваджується за підтримки Міжнародного фонду «Відродження» в межах проєкту «Імпульс: розширення можливостей громадянського суспільства для стійкості та відновлення України», що реалізовується завдяки фінансуванню Норвегії (Norad) та Швеції (Sida), у партнерстві з Фондом Східна Європа.
Актуальність
ГО «НОВА Енергія» працює з 2014 року та реалізує проєкти, спрямовані на підвищення стійкості організацій і громад, розвиток командної взаємодії та впровадження підходів сталого відновлення в умовах кризових і надзвичайних ситуацій. Значна частина діяльності організації передбачає проведення офлайн-навчань, фасилітованих сесій та командних заходів, ефективність яких напряму залежить від якісної організаційної, технічної та логістичної підготовки.
У межах реалізації проєкту, спрямованого на відновлення ресурсів та підвищення стійкості команди ГО «НОВА Енергія» в умовах тривалого перевантаження, виникла потреба у залученні надавача послуг з організації заходу для забезпечення повного організаційного супроводу дводенного офлайн ретрит-тренінгу «Енергія команди».
Залучення професійного організатора заходу має на меті створення комфортних, безпечних та ефективних умов для роботи команди під час ретриту, що включає підготовку локації, технічне забезпечення, координацію учасників, організацію кейтерингу, а також супровід усіх логістичних та організаційних процесів. Це дозволить команді зосередитися на змістовній частині заходу – відновленні енергії, посиленні довіри, командної взаємодії та стратегічному плануванні.
У межах тендеру передбачається надання послуг з організації та проведення дводенного офлайн-заходу для до 10 учасників, включно з організаційною підтримкою учасників, підготовкою та друком роздаткових матеріалів, забезпеченням триразового харчування та кава-пауз, фотофіксацією заходу та підготовкою підсумкового звіту.
Формат роботи – офлайн. Дати та локація проведення заходу погоджуються додатково відповідно до плану реалізації проєкту. Оплата послуг здійснюється на підставі актів наданих послуг після фактичного проведення заходу.
У тендерній пропозиції просимо зазначити вартість послуг з організації дводенного офлайн-заходу, короткий опис релевантного професійного досвіду та, за можливості, приклади організованих заходів.
Ми запрошуємо до співпраці надавача послуг, який має досвід організації офлайн-заходів для команд, громадських організацій або проєктів у сфері розвитку, здатний забезпечити комплексний організаційний та логістичний супровід заходу. Перевага надаватиметься кандидатам з Харківської, Сумської або Полтавської областей.
Наші ресурси:
https://nova-energiya.org.ua/ – сайт організації
https://www.facebook.com/NOVA.ENERGIYA?locale=uk_UA
Термін реалізації:
березень 2027
Основні обов’язки надавача послуг з організації заходу:
- підготовка локації та забезпечення технічного супроводу офлайн-заходу для до 10 учасників (обладнання, простір, технічні потреби);
- організаційна підтримка учасників заходу;
- комунікація з учасниками щодо логістики, проживання, участі в заході та організаційних деталей;
- розробка та підготовка наочних і роздаткових матеріалів для учасників заходу;
- підготовка та друк реєстраційних листів і анкет зворотного зв’язку;
- організація кейтерингу для учасників заходу, включно з триразовим харчуванням та вітальною кавою/каво-паузами;
- забезпечення фотофіксації заходу (не менше 10 фотографій) та збір матеріалів для підготовки короткого відеоролика;
- збір анкет зворотного зв’язку від учасників;
- підготовка та подання підсумкового звіту про організацію та проведення заходу.
Вимоги до кандидата:
- досвід організації офлайн-заходів (тренінгів, ретритів, навчальних або командних заходів);
- досвід комплексного логістичного та технічного супроводу заходів буде перевагою;
- навички координації учасників, підрядників та постачальників послуг;
- здатність до самостійної організації роботи та дотримання узгоджених строків;
- вільне володіння українською мовою;
- готовність працювати в офлайн-форматі;
- наявність або готовність відкрити ФОП для надання послуг.
Очікувані результати:
- підготовлено та проведено офлайн-захід для до 10 учасників відповідно до плану проєкту;
- забезпечено належні технічні, організаційні та логістичні умови для роботи учасників;
- учасники отримали всі необхідні інформаційні та роздаткові матеріали;
- організовано повноцінний кейтеринг відповідно до програми заходу;
- зібрано анкети зворотного зв’язку від учасників;
- надано фотофіксацію заходу (10+ фото) та матеріали для підготовки короткого відео;
- підготовлено підсумковий звіт про організацію заходу.
Особисті якості:
Надавач послуг з організації заходу повинен бути готовим до порозуміння, мати добрі організаційні та комунікативні здібності, бути ініціативним та чітко виконувати поставлені завдання.
Критерії оцінки тендерних пропозицій, які відповідатимуть обов’язковим технічним та кваліфікаційним вимогам, та їх вагові коефіцієнти:
| № | Критерій оцінки | Ваговий коефіцієнт | Документи, які підтверджують відповідність критерію |
| 1. | Цінова пропозиція | 30 | Тендерна пропозиція |
| 2. | Досвід, інформація щодо участі та реалізованих проектів, рекомендації | 70 | Тендерна пропозиція |
ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ ВКЛЮЧАТИ В СЕБЕ:
- Заповнена форма Тендерної пропозиції (Додаток 1)
- Виписка з ЄДР або аналогічний документ (у разі наявності).
- Рекомендаційні листи, довідки про волонтерство (у разі наявності).
- Резюме/CV.
ПОСАДОВІ ОСОБИ ЗАМОВНИКА, УПОВНОВАЖЕНІ ЗДІЙСНЮВАТИ ЗВ’ЯЗОК З УЧАСНИКАМИ ТОРГІВ
Додаткову інформацію можна отримати:
Софія Молочій, ГО «НОВА Енергія»
е-mail: ngo.new.energy@gmail.com
- Учасники мають подавати пропозиції у електронному вигляді на зазначену пошту Організації.
- Надані сканкопії документів мають бути розбірливими та якісними.
- Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
- Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 30 днів з дати закінчення терміну надання пропозицій.
- Тендерна пропозиція має бути отримана ГО «Нова Енергія» у електронному вигляді одним пакетом документів (архівом).
- У разі, якщо тендерна пропозиція надійшла після кінцевого терміну приймання тендерних пропозицій, то така пропозиція не приймається до оцінки.
- До участі у оцінці тендерних пропозицій Тендерним комітетом допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення та формі тендерної пропозиції.
- З окремими кандидатами можливе проведення додаткової співбесіди.
КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПРИЙМАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ ВІД УЧАСНИКІВ ТОРГІВ:
11 лютого 2026 року, до 23 год. 59 хв. за київським часом.
За потреби з учасниками можуть проводитися додаткові консультації та пропонуватися тестові завдання.
Додаткова інформація:
Кінцева пропонована вартість послуг має бути вказана з ПДВ (якщо має місце).
ГО «Нова Енергія» залишає за собою право в момент визначення переможця тендеру рекомендувати переможцю збільшити або зменшити на 15% обсяг послуг з відповідною зміною ціни або інших умов тендерної пропозиції.
Найбільш вигідна тендерна пропозиція визначається Тендерною комісією ГО «Нова Енергія» серед тендерних пропозицій, які відповідають умовам цього Оголошення та умовам Тендерної пропозиції, згідно критеріїв оцінки, які зазначені у тендерній пропозиції.
Визначення переможця даної процедури закупівлі відбудеться протягом 2 (двох) робочих днів з дати відкриття тендерних пропозицій з можливістю подовження цього строку за необхідності письмового уточнення інформації, яка міститься у тендерних пропозиціях, не більше ніж на 2 (два) робочих дні.
Результати процедури закупівлі буде повідомлено всім учасникам не пізніше 3 (трьох) робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця. Переможцю процедури закупівлі упродовж 3 (трьох) робочих днів, з моменту визначення його переможцем, буде повідомлено про акцепт його пропозиції.
ГО «Нова Енергія» залишає за собою право вимагати від учасників конкурсних торгів (тендеру) додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень пропозицій вимогам специфікації та юридичної особи, як учасника даних конкурсних торгів.
Учасники конкурсних торгів погоджуються з тим, що ГО «Нова Енергія» не повертає матеріали, подані на будь-якій стадії проведення конкурсних торгів.